日数や時間、スケジュールのグラフを作成する方法を紹介します。
以下はGoogleスプレッドシートを例に説明しますが、Microsoft Excelでもほぼ同様の手順で行えます。
1. スプレッドシートの準備
スプレッドシートを開き、新しいシートを作成します。
2. 必要な列の設定
以下のような列を用意します。
– **A列:** 日付
– **B列:** 出勤時刻
– **C列:** 退勤時刻
– **D列:** 勤務時間（自動計算）
– **E列:** 備考（任意）
3. 勤務時間の計算
勤務時間を計算するために、D列に以下のような計算式を入力します。
“`excel
=IF(C2=””, “”, C2 – B2)
“`
– `B2`には出勤時刻、`C2`には退勤時刻が入力されているとします。
– `C2`が空でなければ、`B2`と`C2`の差を計算して勤務時間を求めます。
4. 総勤務時間の計算
総勤務時間を計算するために、勤務時間の合計を表示するセルを用意します。例えば、勤務時間がD2からD31に入力されている場合、合計を表示するセルに以下の計算式を入力します。
“`excel
=SUM(D2:D31)
“`
5. グラフの作成
勤務時間のデータを基にグラフを作成します。
〇手順:
1. 勤務時間のデータ（D2:D31）を選択します。
2. メニューから「挿入」→「グラフ」を選択します。
3. グラフエディタが開いたら、適切なグラフタイプ（例：棒グラフや折れ線グラフ）を選択します。
4. 必要に応じてグラフのタイトルやラベルを設定します。
6. 入力の簡略化
入力を簡単にするために、以下の工夫をすると良いでしょう。
〇データ入力規則の設定
出勤時刻や退勤時刻の入力を簡単にするために、時間形式のデータ入力規則を設定します。
1. 対象セル（例：B2:B31、C2:C31）を選択します。
2. メニューから「データ」→「データ入力規則」を選択します。
3. 「条件の種類」を「時間」に設定し、範囲を設定します（例：09:00から18:00など）。
〇テンプレートの使用
毎月のシートをテンプレートとして保存し、コピーして使用することで、毎回同じ設定を繰り返す手間を省けます。
〇まとめ
この方法で、簡単に勤怠管理ができるスプレッドシートを作成し、日数や時間のデータを基にグラフを作成して視覚化できます。入力規則やテンプレートを活用することで、さらに入力作業を簡略化できます。
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